Acordul de prelucrare a datelor
Ultima actualizare: 25.10.2026
1. Părțile și rolurile
Acordul se încheie între proprietarul care folosește aplicația (titularul contului), ca operator, și SOLBAS SERV S.R.L., CUI RO45316284, ca persoană împuternicită, conform art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR). Face parte din Termeni și condiții și se acceptă odată cu ei, la deschiderea contului.
2. Obiectul
SOLBAS SERV S.R.L. găzduiește și prelucrează datele pe care proprietarul le introduce în aplicație despre chiriașii lui și despre alte persoane legate de contracte, doar ca să furnizeze serviciul: păstrarea datelor, calculele, documentele generate, portalul chiriașului și copiile de siguranță.
3. Durata
Acordul durează cât timp există contul. La încheierea lui se aplică secțiunea 10.
4. Datele și persoanele vizate
- Persoanele vizate: chiriașii proprietarului, persoanele care locuiesc cu ei sau garantează contractul, dacă proprietarul le introduce, și utilizatorii adăugați de proprietar în cont.
- Datele: numele, datele de contact, CNP-ul, seria și numărul actului de identitate, domiciliul, contractele, chiriile, plățile, facturile și cheltuielile, citirile contoarelor, documentele încărcate și, pentru portal, contul chiriașului (numele de utilizator, adresa IP și jurnalul acțiunilor).
- Categoriile speciale de date (art. 9 GDPR) nu sunt cerute de aplicație. Proprietarul nu trebuie să le introducă.
5. Instrucțiunile operatorului
SOLBAS SERV S.R.L. prelucrează datele doar după instrucțiunile documentate ale proprietarului. Instrucțiunile sunt acest acord, termenii și acțiunile făcute de proprietar în aplicație (adăugarea, modificarea, ștergerea, deschiderea accesului în portal). Dacă o instrucțiune pare să încalce GDPR sau legea română, SOLBAS SERV S.R.L. îl anunță pe proprietar fără întârziere. Datele nu se folosesc în alte scopuri, nu se vând și nu servesc la reclame.
Proprietarul răspunde de temeiul prelucrării, inclusiv pentru CNP, și de informarea chiriașilor (art. 13–14 GDPR). Pentru informare poate folosi modelul de mai jos.
Codul numeric personal. Proprietarul are nevoie de CNP-ul chiriașului pentru contract și pentru înregistrarea contractului la ANAF, cu formularul C168, obligație prevăzută la art. 83 alin. (5) din Codul fiscal. Pentru înregistrare, temeiul proprietarului este, de regulă, obligația legală (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR), iar pentru contractul propriu-zis, executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR). Aplicația păstrează CNP-ul criptat și nu depune nimic la ANAF.
Garanțiile suplimentare din art. 4 alin. (2) din Legea nr. 190/2018 (între care un responsabil cu protecția datelor) se cer doar când CNP-ul se prelucrează pe temeiul interesului legitim (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR), deci nu în cazurile de mai sus.
Copiile actelor de identitate. Nu sunt cerute pentru C168, iar în aplicație rămân opționale: proprietarul le încarcă doar dacă are nevoie de ele. Dacă le păstrează pe temeiul interesului legitim, se aplică garanțiile din art. 4 alin. (2) din Legea nr. 190/2018.
6. Confidențialitatea
La date au acces doar persoanele care lucrează pentru SOLBAS SERV S.R.L. și au nevoie de ele ca să întrețină serviciul. Acestea sunt obligate, prin contract sau prin lege, să păstreze confidențialitatea.
SOLBAS SERV S.R.L. nu a desemnat un responsabil cu protecția datelor, pentru că activitatea sa nu se încadrează în cazurile din art. 37 alin. (1) GDPR. Întrebările despre date se trimit la contact@locaris.ro.
7. Securitatea
Măsurile tehnice și organizatorice (art. 32 GDPR) sunt cele descrise în Politica de confidențialitate, secțiunea 9: conexiune criptată, autentificare în doi pași obligatorie, CNP-ul, actul de identitate și domiciliul criptate în baza de date, copii de siguranță criptate, acces pe roluri, sesiuni limitate și jurnalul modificărilor.
8. Subîmputerniciții
Proprietarul autorizează folosirea subîmputerniciților de mai jos. SOLBAS SERV S.R.L. le impune, prin contract, obligații de protecție a datelor echivalente cu cele din acest acord și răspunde față de proprietar pentru ei. Despre o schimbare a listei, proprietarul e anunțat dinainte și se poate opune, iar dacă nu se ajunge la o înțelegere, poate închide contul.
- HOSTINGER INTERNATIONAL LIMITED (Hostinger, 61 Lordou Vironos str., 6023 Larnaca, Cipru): găzduirea aplicației, a bazei de date, a fișierelor și a copiilor de siguranță. Pentru eventualele transferuri în afara Spațiului Economic European, Hostinger folosește clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene.
- Brevo SAS (Brevo, 9-17 rue Salneuve, 75017 Paris, Franța): trimiterea e-mailurilor, când se trimit e-mailuri din cont. Datele sunt găzduite în Uniunea Europeană; unii furnizori ai Brevo din afara Spațiului Economic European primesc date pe baza cadrului UE–SUA de confidențialitate a datelor ori a clauzelor contractuale standard.
Hostinger și Brevo folosesc, la rândul lor, subîmputerniciți, cu aceleași obligații (art. 28 alin. (2) și (4) GDPR). Listele lor sunt în acordul de prelucrare Hostinger și în termenii Brevo.
euPlatesc, procesatorul plății abonamentului cu cardul, nu primește date ale chiriașilor, deci nu e subîmputernicit pentru acest acord. EuroPayment Services S.R.L. (euPlatesc, CUI RO18773866) prelucrează datele cardului ca operator independent. Pentru datele de plată ale proprietarului, operatorul este SOLBAS SERV S.R.L.
Google, prin reclamele de pe ghiduri și de pe calculator, nu primește datele din aplicație: în aplicație nu se încarcă niciun script Google.
9. Asistența pentru operator
SOLBAS SERV S.R.L. ajută proprietarul, în măsura posibilă, să răspundă cererilor chiriașilor (acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție): o cerere primită direct îi este transmisă proprietarului fără întârziere. Îl ajută și la securitate, la analiza de impact, dacă e cazul, și la consultarea ANSPDCP (art. 32–36 GDPR).
Încălcarea securității datelor. La o încălcare a securității datelor din cont, SOLBAS SERV S.R.L. anunță proprietarul fără întârziere nejustificată după ce află, cu informațiile pe care le are (ce s-a întâmplat, ce date și ce persoane sunt afectate, ce măsuri s-au luat), ca proprietarul să poată notifica ANSPDCP în 72 de ore și, când e cazul, persoanele vizate (art. 33–34 GDPR).
10. Ștergerea sau returnarea la final
Contul se închide la cererea proprietarului, trimisă pe e-mail la contact@locaris.ro. La închiderea contului, la alegerea proprietarului, se face ștergerea sau returnarea datelor, într-un format care se poate folosi (art. 28 alin. (3) lit. g) GDPR): timp de 30 de zile de la închidere, proprietarul poate cere pe e-mail o copie a datelor, apoi datele chiriașilor se șterg odată cu contul. SOLBAS SERV S.R.L. nu păstrează date ale chiriașilor după acest termen, pentru că nicio lege nu îi cere să le păstreze. Datele șterse dispar și din copiile de siguranță, de regulă, în cel mult 30 de zile, odată cu rotația copiilor.
11. Auditul
SOLBAS SERV S.R.L. pune la dispoziția proprietarului informațiile necesare ca să se vadă că acordul e respectat și permite audituri, inclusiv inspecții, făcute de proprietar sau de un auditor mandatat de el, cu o notificare rezonabilă dinainte și cu păstrarea confidențialității.
Modelul de informare pentru chiriaș
Proprietarul este operator pentru datele chiriașilor, deci îi informează pe chiriași (art. 13 GDPR, când datele vin de la ei, și art. 14 GDPR, când vin din altă sursă). Textul de mai jos se poate copia în contract sau într-un mesaj separat. Locurile dintre paranteze drepte se completează de proprietar.
Informare privind datele personale
Operatorul datelor dumneavoastră este [numele proprietarului], [adresa și datele de contact].
Prelucrez numele, datele de contact, CNP-ul, seria și numărul actului de identitate, domiciliul, datele contractului de închiriere, chiriile și plățile, facturile utilităților și citirile contoarelor, pentru încheierea și executarea contractului de închiriere (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR) și pentru obligațiile legale, inclusiv cele fiscale, precum înregistrarea contractului la ANAF (formularul C168, art. 83 alin. (5) din Codul fiscal) și declararea veniturilor din chirii (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR).
Datele le țin într-o aplicație de evidență a chiriei, oferită de SOLBAS SERV S.R.L., care le găzduiește ca persoană împuternicită, cu furnizorii ei (găzduirea, trimiterea e-mailurilor). Pot ajunge, când legea cere, la ANAF și la alte autorități. Dacă vă deschid acces în portalul chiriașului, contul dumneavoastră și ce trimiteți prin el (citiri, dovezi de plată) intră în aceeași evidență.
Păstrez datele pe durata contractului și apoi cât cer legile fiscale și contabile și termenele de prescripție. Aveți dreptul de acces, de rectificare, de ștergere, de restricționare, de portabilitate și de opoziție, precum și dreptul de a depune plângere la ANSPDCP (dataprotection.ro). Cererile mi le trimiteți la [datele de contact].